主管經/記錄簿
經濟日報/林行宜
2009.08.12
只要是學生,相信都對「考試」不陌生。但華德福教育(Waldorf Education)體系的學生,沒有經歷這些大小考試的體驗。
這個於1919年由史丹納(Rudolf Steiner)創立於德國的獨立教育體系,沒有考試、不打分數,而是採用「記錄簿」的方式,記載學生的能力狀態、進步幅度與學習成果等。
華德福的老師比藉「考試」以驗證學習成果的老師要辛苦一些。因為華德福老師得深入了解學生的個別狀況,再給與不同的指導,還得留意個別學生的學習成長,並隨時紀錄下來。否則,學期記錄簿裡就寫不出具體的內容。
企業若採用職能為基礎的績效考核制度,主管須觀察部屬的行為以評估其職能等級,並於績效面談時,舉出部屬的行為事例來佐證自己的觀察評估。
如同華德福體制的老師一般,主管得隨時紀錄部屬好的行為表現與待改善之處。
對主管而言,蒐集部屬的行為事例,至少有以下幾項好處。
首先,此方式可讓主管開始習慣將注意力放在別人身上。《領導階梯(The leadership pipeline)》一書中,提及基層員工晉升為主管的主要轉變之一,就是管理者必須停止只想到他們自己,而要開始想到別人。
為了避免績效面談時開天窗,主管必須開始觀察部屬的言行舉止,而不得不將注意力移轉到部屬身上。故此工具可協助初任管理者從「Managing Self」轉換到「Managing Others」的階段。
有些主管過度以工作結果為導向,只著眼於部屬工作上的完成進度與品質,而不太在意部屬在執行任務的過程中,本身的行為與態度是否有所偏差。
若主管能學習將部屬各項職能的優良事績與待改善的不良事證,完整紀錄下來,或許就能改變對員工行為與態度漠不關心的心態。
觀察到部屬的優、缺點後,並非等到期末績效面談時,才一翻兩瞪眼地讓部屬知道主管對其行為的評價。主管在紀錄之時,同時得告訴部屬,好讓員工有修正行為的機會或產生強化正向行為的效果。
故紀錄行為事例的第三個優點,即在於提醒不擅長讚美部屬的主管,須即時讓部屬知道主管的肯定,以達到激勵的作用。至於不敢直言告知部屬缺失的濫好人主管,則須勇於讓部屬知道缺失,部屬才有機會面對缺失並改進缺點。
避免績效考核時的「近期效應」,是蒐集行為事例的另一個優點。通常績效考核每半年至一年進行一次,並不是每位主管都能詳實記住部屬在期初或期中的行為表現,故常因為部屬期末的績效表現而影響績效考核的結果。
若主管能確實登錄期初與期中的行為表現,則在期末進行績效考評時,較能進行全面、整體性的評估,而減少近期效應的干擾。
蒐集、紀錄部屬日常行為表現,意謂著主管除了在平時用心觀察部屬之外,還得具備毅力與耐心,逐筆將特殊行為事蹟一一記載下來。這對於工作繁忙的主管而言,實是一項勞心勞力的工作。
但為了找出部屬職能的缺口,同時也藉此增進主管的管理職能,不管運用記錄簿或其它方式,主管還是得在業務與工作期限的壓力之下,抽出一些時間用以紀錄部屬的重點行為事例。
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